Arbeitskreis Datenaustausch im FM

Historie und Ziele

Im April 2013 wurde ein neuer Arbeitskreis in der GEFMA gegründet, welcher sich mit der Problematik eines standardisierten, IT-gestützten Datenaustauschs in der „FM-Welt“ befasst.

Auf Basis existierender Standards und erfolgreich durchgeführter Projekte soll eine praxistaugliche Handlungsanweisung zum elektronischen Datenaustausch im Facility Management entstehen.

Ausgehend von Prozessen und Services werden hierzu konkrete Attributsdefinitionen mit einem eindeutigen Objektbezug (Facilites) erarbeitet. Beispiele zur Datenverarbeitung sollen die Ergebnisse veranschaulichen.

Durch die neue Richtlinie soll die Lücke zwischen den Richtlinien

  • GEFMA 4xx (bietet den Verantwortlichen im FM Unterstützung und Sicherheit beim Aufbau individueller CAFM-Systeme)

und den Dokumentationsanforderungen der

  • GEFMA 198 (beschreibt Rahmenbedingungen, Strukturen und Anforderungen für eine FM-gerechte Dokumentation bis auf Dokumentenebene)

geschlossen und die Grundlage zu einem standardisierten, prozessabhängigen Datenaustausch geschaffen werden.

Themen und Instrumente

Eine strukturierte, aktuelle und verlässliche Datenbasis ist die Voraussetzung für ein erfolgreiches FM. Erst durch ein effizientes Management der Daten und das Verstehen dieser Informationen lassen sich Entscheidungsprozesse verkürzen, Optimierungspotenziale erkennen, sowie umfangreiche Planungsaufgaben realisieren. Die hohe Verfügbarkeit sicherer Informationen dient z.B. als Grundlage für die planmäßige Instandhaltung der baulichen/ technischen Anlagen, der eindeutigen Interpretation von Kennzahlen und trägt somit zum Werterhalt der Objekte bei.

Die Zahl der Versuche, Dokumentations- und Datenstandards in Deutschland zu etablieren ist nahezu so hoch wie die Anzahl derer, die nicht langfristig erfolgreich durchzusetzen waren. Grund hierfür ist nicht nur die oft unternehmensspezifisch vorangetriebene Standardbeschreibung von CAD- und Dokumentationsrichtlinien auf die sich Serviceanbieter und Errichter jeweils anzupassen haben, sondern auch die fehlende Gesamtbetrachtung der FM-gerechten Dokumentation.

Ergebnisse

Zur effektiven Unterstützung der verschiedenen FM-Prozesse und Services sind unterschiedliche Daten erforderlich. Dieser Prozess- und Objektbezug steht auch im Fokus des AK Datenaustausch.

Zur Beschreibung eines standardisierten Datenaustausches gilt es zunächst zu beschreiben, welche Daten zur Unterstützung der verschiedenen FM-Prozesse benötigt werden bzw. in welcher Lebenszyklusphase diese entstehen. Weiterhin sind die erforderlichen Daten einem Objekt (Facility) eindeutig zuzuordnen.

Welche Daten für welche Prozesse erforderlich sind, hängt ebenso von den unterschiedlichen Rollen und Sichtweisen die es im Facility Management gibt ab. Diesen zusätzlichen Aspekt gilt es bei einer gesamtheitlichen Betrachtung ebenfalls zu berücksichtigen.

Zur Beschreibung und Definition eines ganzheitlichen und standardisierten Datenaustausches im Facility Management werden in einem ersten Schritt verbindliche Standards für die Beschreibung von

  • ­Prozesse/Services,
  • ­Objekte/Facilities und
  • Daten/Merkmale

definiert. Ziel ist es dabei auf etablierte Standards und Strukturen zurückzugreifen und keine „neuen“ Standards zu erfinden.

In einem zweiten Schritt wird auf Basis der definierten Standards eine Pflichtenmatrix erarbeitet. Unter Berücksichtigung der unterschiedlichen Rollen und Sichten sollen anhand konkreter Aufgabenstellung daraus Methoden und Werkzeuge entwickelt werden, welche einen standardisierten Datenaustausch zwischen zwei Beteiligten verbindlich beschreiben.

Sprecher AK Datenaustausch im FM:
Thomas Bender (38 kB) und Claus Biedermann (37 kB)